Sinds 1 januari 2021 kent Vastgoed en Bedrijfsvoering (VBR) drie domeintafels, met ieder een eigen secretaris. Bianca de Groot, Cin Tin Ho en Herbert Goorkate leggen uit wat een domeintafel is, waarom ze er zijn en hoe ze de samenwerking versterken tussen de verschillende organisaties binnen VBR en beleid en uitvoering dichter tot elkaar brengen.

Een domeintafel is een maandelijks overleg tussen plusminus dertien mensen die in hetzelfde vakgebied werken bij verschillende organisaties binnen het Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (VBR). In de domeintafel Organisatie & Personeel (O&P) zitten bijvoorbeeld collega’s van P-Direkt, Binnenwerk, Rijksconsultants, UBR Personeel en InterCoach. Ronald Barendse, plaatsvervangend directeur-generaal van VBR, is bij alle drie de domeintafels en daarmee een verbindende aanwezigheid.

Grote thema’s

Bianca de Groot is secretaris voor de domeintafel O&P. Zij doet dit naast haar functie van adviseur van de kwartiermaker O&P samenwerking VBR (een samenvoeging van UBR Personeel, Binnenwerk en P-Direkt). Zij legt uit dat de domeintafels voortkomen uit de Ontwikkelagenda VBR en passen bij de ambitie om uitvoering en beleid dichter bij elkaar te brengen. Want waar kan dat beter dan aan dezelfde tafel, virtueel of anderszins? Bianca noemt als grootste toegevoegde waarde aan "haar" domeintafel de uitwisseling van informatie tussen collega’s van de verschillende organisaties. Ieder overleg licht iemand zijn of haar organisatie toe, wie zij bedient en met welke producten of diensten. Met name de grote thema’s komen voorbij, zoals arbeidsmarktcommunicatie, onboarding (indiensttreding en inwerkprogramma’s), diversiteit en inclusie. Bianca: 'We leren elkaar beter kennen, we horen meer over wat er in de verschillende organisaties speelt en delen goede voorbeelden uit de praktijk. Dat alles maakt het makkelijker om zaken met elkaar af te stemmen. Kortom, we werken meer en beter samen.'

Grensoverschrijdende informatie

Dit is ook de ervaring van Cin Tin Ho, secretaris van de domeintafel Informatiehuishouding en ICT (I&ICT). Als businessinformatie-analist bij Doc-Direkt is zij tijdelijk uitgeleend aan het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Cin Tin werkt sinds februari bij de Rijksoverheid en zag de rol van secretaris als een kans om haar kennis te vergroten van de organisaties voor wie zij werkt. 'Daarbij is informatiehuishouding een urgent thema dat alle onderdelen van het Rijk raakt,' zegt Cin Tin. 'Organisaties hebben eigen documentmanagementsystemen, maar informatie overschrijdt organisatiegrenzen. Samenwerking is zo cruciaal. Zo zijn er rijksbreed verschillende actieplannen rondom informatiehuishouding, maar ze moeten wel in lijn zijn met elkaar.' Cin Tin geeft als voorbeeld hybride werken, waar binnen VBR meerdere projectmanagers over nadenken. 'Aan onze domeintafel zitten Doc-Direkt, SSC-ICT en UBR en zij delen hun kennis en beschikbare informatie over het onderwerp. Dat is ook een manier om sommige taken te verdelen.'

De kloof verkleinen

De derde domeintafel is die van Huisvesting, Facilitair, Inkoop en Beveiliging (HFIB) en sinds 1 januari is Herbert Goorkate de secretaris. Hij accepteerde de rol omdat hij geïnteresseerd is in samenwerking, hoe die te verbeteren en hoe de kloof tussen beleid en uitvoering verkleind kan worden. Aan deze domeintafel zitten het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), FMHaaglanden, UBR Inkoop, de Rijksbeveiligingsorganisatie en IPKD. Herbert: 'Belangrijk is hoe we de samenwerking onderling kunnen versterken en hoe de uitvoering op de goede momenten kan aanhaken op thema’s die op de beleidsagenda staan.' Herbert doet dit naast zijn functie als plaatsvervangend directeur Financiën en Bestuursadvisering bij het RVB.

v.l.n.r.: Cin Tin Ho, Herbert Goorkate en Bianca de Groot

Laadpalen

Voor de volgende domeintafel HFIB staat het onderwerp laadpalen op de agenda, die uitstekend dienen als illustratie van de verwevenheid van de verschillende organisaties. Laadpalen hebben te maken met de verduurzaming van dienstauto’s, maar zijn ook een politiek onderwerp wanneer de vraag is of bewindslieden zelf genoeg doen om duurzaam op pad te zijn. Laadpalen brengen ook een logistieke uitdagingen met zich mee: meer elektrische auto’s betekent dat er meer nodig zijn in het land. Niet alleen bij de kantoren, maar ook in de buurt van waar de medewerkers wonen. Daar moeten locaties voor worden aangewezen en ze moeten veilig worden neergezet. En ook inkoop doet mee, want de apparaten moeten zo duurzaam mogelijk worden ingekocht. Zo raken laadpalen in hun eentje aan twee van de drie belangrijkste thema’s voor deze domeintafel: verduurzaming, hybride werken en strategische inkoop.

Interdepartementaal

Herbert ziet dat dankzij de domeintafel die drie strategische thema’s steeds vaker centraal worden gesteld. 'Wij willen met onze domeintafel aanhaken bij de jaaragenda van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) en liefst ook bij die van de Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten (ICHF). Dat geeft ons kans om al vroeg aan te sluiten bij ontwikkelingen. Bijna als een uitvoeringstoets aan de voorkant.' Zijn voorbeeld is de domeintafel P&O, die al goed is aangesloten op de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeelsbeleid (ICOP). Daarin zitten alle hoofden van de P&O-afdelingen van alle ministeries en sinds een jaar dus ook een deelnemer van de domeintafel P&O. Bianca: 'Daardoor zijn we vanaf het begin van het proces betrokken bij het belangrijkste overlegorgaan en kunnen we vroeg onze bijdragen leveren vanuit de uitvoering.'

Wat doet een secretaris domeintafel?

De secretaris zorgt ervoor dat de goede onderwerpen op het juiste moment op de agenda van de domeintafel staan en bereidt dit voor met deelnemers en gasten. Naast het opstellen van de agenda maakt de secretaris het verslag van de bijeenkomst.