Wat heeft de werkplek van de toekomst nodig?

Marien den Boer is programmamanager Rijksprogramma Hybride Werken bij het Directoraat-Generaal Digitalisering Overheidsorganisatie (DGDOO) van het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK). Hij kan de hele dag over hybride werken praten. Omdat het zo interessant is, maar ook omdat het zo complex is en veel aandachtsgebieden raakt. ‘We reizen bijvoorbeeld minder. Dat kan gevolgen hebben voor het openbaar vervoer, voor de uitbreiding van stations, maar ook voor het asfalt,’ vertelt Marien. ‘We zien dat kantoorgebouwen nu voor 25 tot 40 procent zijn gevuld met mensen. Hoe we omgaan met de rest van die ruimte is een vraag voor later, maar een die wel moet worden gesteld. Het zijn voorbeelden van hoe hybride werken bijdraagt aan iets groters.’

Een middel, geen doel

De ontwikkeling is overigens minder nieuw dan we soms denken. Marien: ‘Hybride werken volgt op het telewerken uit de jaren tachtig en “het nieuwe werken” uit begin van deze eeuw.’ Waarom het zo lang heeft geduurd voordat we het gingen doen? ‘We praten hier over een cultuur- en gedragsverandering. Dat kost tijd. En voor de pandemie was er geen noodzaak. Nu hebben we het zo lang anders gedaan dan voorheen, dat het nieuwe gedrag is ingesleten.’ Aanleiding voor het Rijk om na te denken over werken in de toekomst, met vragen als: Wat leren we van de coronacrisis? Wat willen we behouden? En wat willen we zo snel mogelijk vergeten? Marien zegt dat we in een fase van bewustwording zitten van de patronen waarin we al heel lang werken en dat de dingen kennelijk anders kunnen. ‘Let wel: hybride werken is een middel. De doelen zijn een betere werk-privébalans, een grotere tevredenheid onder medewerkers en binnen de Rijksoverheid meer grenzeloos (samen)werken aan maatschappelijke vraagstukken.’

Anders per mens

Een van de belangrijkste boodschappen van het Rijksprogramma is dat hybride werken voor iedereen anders is. Onder andere vanwege het beroep dat mensen uitoefenen. Voor beveiligers, cipiers, inspecteurs en koeriers is de impact immers anders dan voor mensen die voornamelijk achter een bureau zitten. Verschil is er ook op persoonlijk niveau. Niet iedereen vindt het prettig om thuis te werken. Niet iedereen heeft die mogelijkheid. Mensen wonen alleen, samen, met of zonder (kleine) kinderen, in een groot of een klein huis, in harmonie of juist niet. Marien: ‘De vraag aan iedereen is om naar het eigen werk te kijken met de vraag: hoe kan dit op een andere manier? En met “dit” bedoelen we het werkproces, met oog voor het teambelang en de individuele behoefte.’ Marien krijgt bijval van zijn collega Sheraz Kazmi, communicatieadviseur bij het Rijksprogramma Hybride Werken. ‘Voor we afspraken gaan maken als team en als individu, moeten eerst fundamentele zaken worden besproken,’ zegt Sheraz. ‘Het kabinet heeft hybride werken als uitgangspunt genomen voor rijksambtenaren. Het werkproces staat centraal en het team richt dat in, op basis van de behoeften van het individu en het collectief.’ Sheraz adviseert leidinggevenden om in gesprek te gaan met collega’s en medewerkers en te luisteren naar wat zij vinden dat wel werkt voor hun team en wat niet.

Algemeen kader

Wat dit Rijksprogramma wil bereiken is een algemeen kader te formuleren waarbinnen teams hun eigen omgeving kunnen inrichten, conform de CAO-afspraken en in lijn met het SER-advies Hybride Werken. Dit gaat om alle rijksmedewerkers, niet alleen de mensen op kantoor. Marien zegt: ‘We willen hybride werken en de nieuwe werkomgeving van de toekomst stimuleren en faciliteren. Daarvoor is naast beweging ook houvast nodig. Bijvoorbeeld met kaders, maar ook in de dienstverlening op het gebied van opleidingen, ICT of (t)huisvesting.’

Over de bevindingen tot nu toe kan nog niet veel worden gedeeld, omdat het Rijksprogramma midden in het proces zit van informatie ophalen. Marien: ‘We horen wel vaak een roep om software voor kantoorruimtebeheer.’ Sheraz legt uit dat dit veel verder gaat dan alleen het reserveren van werkplekken. Gebruik van ruimtes kan in kaart worden gebracht en geanalyseerd. Zo kan zogenaamde “workspace-managementsoftware” bijdragen aan duurzaamheidsdoelen: onbenutte ruimtes hoeven immers niet te worden verlicht, verwarmd of gekoeld.

Overal werken

Hybride werken draagt ook bij aan grenzeloos samenwerken. Grenzen kunnen op drie gebieden zitten, legt Marien uit: fysiek, sociaal en digitaal. ‘Concreet betekent dat: kan ik overal naar binnen met mijn rijkspas en voel ik mij daar welkom? Kan ik met de software die ik gebruik, vergaderen met alle andere partijen en zijn we dan goed te zien en te horen?’ Rijkshubs zijn een antwoord op deze vragen. Rijkshubs zijn locaties waar ambtenaren met hun rijkspas naar binnen kunnen voor een werkplek, waar ze kunnen inloggen op hun digitale werkomgeving. Het Spark-gebouw in Amsterdam is er een en er komen er meer, onder andere in Den Bosch. Marien is blij met dit soort initiatieven. ‘Na een periode van gedwongen thuiswerken gaan we bewuste keuzes maken voor betere werkomgevingen voor de toekomst.’

Meer weten of meedoen?

In het hele land lopen programma’s en projecten rondom het hybride werken en ze zijn allemaal welkom bij het Rijksprogramma. Marien: ‘We willen dit zo integraal mogelijk aanpakken, maar dat kan alleen in samenwerking met andere afdelingen en andere departementen. We zitten in een netwerk van interdepartementale programma’s en zijn een soort koepel waar alle initiatieven onder kunnen vallen. Dat is uiteraard niet verplicht, maar hoe meer informatie en kennis we onderling delen, hoe meer we daaraan hebben als rijksambtenaren.’

Aanmelden kan via het Rijksportaal Hybride werken bij het Rijk. Ook zijn er eens per kwartaal feedbacksessies waarin leidinggevenden en/of medewerkers kunnen aangeven wat zij zoeken in een werkplek, waar zij werken qua locatie en hoe vaak. Op de hoogte blijven (ook van evenementen) kan via de nieuwsbrief, die nu al ruim vijfduizend lezers heeft. Wie graag meepraat kan zich aanmelden voor de LinkedIn-groep Hybride werken bij het Rijk (2.300 deelnemers). Hybride werken staat ook op de agenda van Dag van de Bedrijfsvoering (14 oktober 2022). Dan worden bevindingen gepresenteerd van gesprekken en onderzoeken.