De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) is het hoogste ambtelijke besluitvormingsorgaan voor de organisatie en bedrijfsvoering van het Rijk. Zij nemen beslissingen, stellen kaders en maken beleid. De uitkomsten sijpelen door naar de werkvloer. Op basis waarvan neemt de ICBR een besluit? Hoe werkt dat in de praktijk? Wat merken de uitvoerende organisaties daarvan? Daphne van der Zwet, secretaris van de ICBR, licht toe.
De ICBR neemt besluiten over de rijksbrede bedrijfsvoering, het goed functioneren van de Rijksdienst en de organisatie van de Rijksdienst. ICBR is samengesteld uit de plaatsvervangend Secretarissen-Generaal (pSG) van de ministeries en de plaatsvervangend Directeuren-Generaal (pDG) van de grote uitvoeringsorganisaties binnen de Rijksdienst. De ICBR legt één keer per jaar verantwoording af aan de Tweede Kamer via de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.
Daphne van der Zwet is secretaris van de ICBR. In die rol zorgt zij ervoor dat de overleggen plaatsvinden, de inhoud van de agenda actueel is, alle benodigde informatie voor handen is om besluiten te kunnen nemen en er verslaglegging is. Om te weten wat er speelt en wat prioriteit heeft, raadpleegt zij haar netwerk binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK), andere ministeries en uitvoeringsorganisaties. Na vijftien jaar werkzaam bij de Rijksoverheid, is haar netwerk aanzienlijk. ‘Ik heb een spilpositie in de informatievoorziening,’ vat Daphne haar rol samen. ‘Een secretaris weet wat er leeft in de departementen en de uitvoeringsorganisaties. In mijn geval kan ik dat ook vertalen naar wat er besproken moet worden binnen de ICBR.’
Vijf hoofdthema’s
De strategische agenda van de ICBR sluit aan op het coalitieakkoord en op de maatschappelijke opgaven waar de Rijksoverheid voor staat. De vijf hoofdthema’s die van belang zijn voor de Rijksdienst zijn Verduurzaming van de Rijksdienst, Digitale & Open Overheid, Aantrekkelijk Werkgeverschap, Hybride werken en Strategische Inkoop. Dit zijn grote thema’s die terugkomen in allerlei aspecten van de dagelijkse praktijk. De thema’s zullen bekend klinken bij de uitvoerende bedrijven, want ze hebben prioriteit bij de directie Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (VBR). De besluiten die de ICBR neemt, zijn van toepassing op de hele ambtelijke organisatie van het Rijk, voor de collectiviteit. Tijdens de pandemie moesten bijvoorbeeld knopen worden doorgehakt over werken vanuit huis en op kantoor. Een voorbeeld van de praktische invulling van een ICBR-besluit was het creëren van looprichtingen op de werkvloer en het plakken van ‘anderhalvemeterstickers’ in overheidskantoren.
Gevoed door de organisatie
De kennis en informatie die de ICBR nodig heeft voor de besluitvorming krijgt zij via vakinhoudelijke overlegstructuren. Voor P&O-onderwerpen is dat bijvoorbeeld de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeel (ICOP). De Interdepartementale Commissie Inkopen en Aanbesteden (ICIA) en de Interdepartementale Commissie Huisvesting & Faciliteiten (ICHF) adviseren vanuit hun expertises. Dan zijn er ook het Chief Information Officers Beraad (CIO Beraad) voor IT-zaken en het Beraad van Beveiligingsambtenaren van het Rijk (BVA Beraad).
Via de domeintafels van de VBR dragen de uitvoeringsorganisaties thema’s aan en/of denken ze mee bij de voorbereiding op beleid- en besluitvorming. Zo stromen kennis en informatie als het ware naar boven. Als secretaris stemt Daphne de voorgenomen besluitvorming af in een maandelijks overleg met de secretarissen van de vakinhoudelijke interdepartementale commissies en de secretarissen van de bestuurlijke overleggen (VBR). Ook zit zij het overleg voor met de strategisch adviseurs van de ICBR-leden, als voorbereiding op de vergaderingen van de ICBR zelf.
Verduurzaming Rijksdienst
Sinds 2019 zet de ICBR in op de ambities van het Klimaatakkoord, die verankerd zijn in het huidige Coalitieakkoord. Het interdepartementale programma DenkDoeDuurzaam vloeit daar onder andere uit voort. Eén van de besluiten van de ICBR in 2021 was om de CO2-prestatieladder in te voeren. Ieder departement hangt daar zijn eigen doelen aan. FMHaaglanden (FMH) heeft de CO2-prestatieladder gebruikt om inzicht te krijgen welk deel van de bedrijfsvoering de meeste C02 uitstoot, zodat concrete plannen kunnen worden gemaakt om dat te verminderen. Het is aan de uitvoerende organisaties om de vertaling te maken van beleid naar de dagelijkse praktijk, die natuurlijk altijd weerbarstiger is dan we allemaal willen.
Daphne geeft een voorbeeld: ‘Een deel van politiek Den Haag wil het liefst vandaag overal zonnepanelen op het dak, maar in de praktijk moeten daar vergunningen voor zijn, vastgoed geschikt zijn en opgewekte energie moet teruggeleverd kunnen worden aan het net... We willen soms sneller dan we kunnen!’
Informatiehuishouding en de digitale & open overheid
Informatiehuishouding is een belangrijk onderdeel van een digitale en open overheid. In essentie gaat Informatiehuishouding over het netjes opslaan, weer vinden en delen van digitale informatie. Dit heeft gevolgen voor alle aspecten van het werken bij de overheid. Van de mailbox van iedere rijksambtenaar tot het publiceren van informatie op lokale, provinciale en landelijke overheidswebsites, van het afhandelen van Wob-/Woo-verzoeken tot het digitaliseren van papieren archief.
De ICBR functioneert als besluitvormend gremium van het rijksbrede programma Open Overheid. De ICBR neemt bijvoorbeeld beslissingen over de werkinstructies en de categorieën informatie die onder de Woo actief openbaar gemaakt worden.
Aantrekkelijk Werkgeverschap – divers, inclusief
Onder het thema Aantrekkelijk Werkgeverschap vallen zaken als arbeidsvoorwaarden, opleidingen, trainingen en medewerkertevredenheidsonderzoeken. De focus van de ICBR ligt op een diverse en inclusieve Rijksdienst en het anticiperen op de tekorten op de arbeidsmarkt. Aantrekkelijk werkgeverschap gaat over het creëren van een inclusieve organisatiecultuur. Dat betekent bijvoorbeeld dat de Rijksoverheid als maatschappelijke organisatie moet voldoen aan de Wet Banenafspraak. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om mensen met een arbeidsbeperking of chronische ziekte. Daphne: ‘Daar voldoen we nog niet aan en dus moeten er besluiten worden genomen over hoe we dat wel doen. De ICBR denkt dan mee over creatieve manieren of constructies om dit toch voor elkaar te krijgen.’
Het Rijk kent een serie maatregelen voor het aantrekken en behouden van medewerkers. Speerpunt is het studenten- en startersbeleid, dat in ontwikkeling is. Dat gaat ook over mensen die op latere leeftijd instromen bij de Rijksoverheid. De ICBR wordt voor een belangrijk deel gevoed door het ICOP, dat over het strategisch personeelsbeleid gaat voor het Rijk.
Hybride werken
De ICBR helpt het hybride werken met beleid te faciliteren. Elders in dit e-magazine lees je hier een artikel over: Rijksprogramma hybride werken.
Strategische inkoop
Het Rijk koopt voor twaalf miljard euro per jaar in, van mobiele telefoons tot externe medewerkers. Daarin kan het Rijk duurzame keuzes maken, die onder andere bijdragen aan het verminderen van CO2-uitstoot en het reduceren van grondstoffengebruik. Strategische inkoop gaat ook over het verminderen van de bureaucratie en regeldruk bij aanbestedingen. En over economische veiligheid: wat te doen met marktpartijen uit oorlogsgebieden of landen die Nederland digitaal aanvallen. Omdat inkoop samenhangt met alle voorgaande thema’s, staat de professionalisering en digitalisering van deze dienstverlening aan het Rijk altijd op de agenda. Eén van de taken van de ICBR is om te praten over de rijksbrede verdeling van de kosten die horen bij het thema strategische inkoop.
Infographic ICBR: overlegstructuur
Tot slot
Grote onderwerpen en veel vergaderen, dat moet je liggen. Daphne houdt van de spilfunctie als secretaris. ‘Ik heb te maken met verschillende ministeries, adviseurs, uitvoeringsorganisaties en andere secretarissen. Ik moet weten wat er speelt en wat er leeft, zodat ik de voorzitter van de ICBR en de beleidsdirecteuren van DGDOO zo goed mogelijk kan adviseren. Dat vraagt om voelsprieten in het hele Rijk.’ Daarnaast heeft het werk ook een zekere structuur, wat Daphne prettig vindt. ‘Ik noem dat het blauwe deel. Ik werk van vergadering naar vergadering, zorg dat de stroom aan stukken helder is en compleet.’
Haar drijfveer is te werken aan de maatschappelijke opgave, de reden waarom ze bij de overheid is gaan werken. ‘Bedrijfsvoering is vaak het werken onder de motorkap. Alhoewel de bedrijfsvoering van het Rijk steeds politieker wordt. Huisvesting van het Rijk wordt benut voor crisisnoodopvang en besluitvorming wordt actief openbaar gemaakt. Dat moet goed geregeld zijn om de overheid goed te laten draaien. Ik wil dat het Rijk als organisatie goed functioneert en vanuit mijn rol draag ik daar mijn steentje aan bij.’
