Onmisbaar

Elke dag als ik naar mijn werk ga, loop ik langs de beveiliging, passeer de receptie, neem de lift en zet, aangekomen in mijn werkkamer, mijn iPad aan. En dan besef ik dat ik mijn werk niet kan doen zonder de mensen van Bedrijfsvoering Rijk.

En dat geldt niet alleen voor mij. Zonder jullie inzet, elke dag weer, kan de overheid niet functioneren. Of je nu de beveiliging van onze mensen, gebouwen en evenementen in handen hebt, adviseert bij onze inkoop of zorgt dat we thuis digitaal kunnen blijven werken. Het zijn slechts een paar voorbeelden die duidelijk maken hoe onmisbaar jullie zijn.

We kunnen niet zonder wetgeving en beleid, maar zij blijven een dode letter zonder een goede uitvoering. Alleen zo bereiken we de mensen en kunnen wij als overheid onze belangrijkste taak vervullen: ten dienste staan van de samenleving.

Zelf heb ik het belang van een goede uitvoering van dichtbij ondervonden toen ik na een functie als senior beleidsmedewerker bij BZK pelotonscommandant artillerie in het leger werd. In Afghanistan stond ik letterlijk met beide benen in het zand. Daar ontdekte ik hoe het is als mensen op afstand beslissingen over jouw werk nemen.

Dan merk je hoe belangrijk het is dat wetgeving, beleid en uitvoering goed op elkaar aansluiten. Dat de mensen die de wetten en het beleid hebben gemaakt, weten hoe dat in de praktijk uitpakt. En dat ze luisteren naar de signalen van de mensen op de werkvloer als zaken beter kunnen.

Dit brengen we bij BZK onder meer in de praktijk met de domeintafels. Daar komen kaderstellers en uitvoerders op het gebied van Rijksbedrijfsvoering bij elkaar om te reflecteren op beleidsplannen, om het beleid te evalueren en het te toetsen op uitvoerbaarheid.

Het is belangrijk werk en zorgt voor merkbare verbeteringen. Alleen door beleid en uitvoering een gelijkwaardige positie te geven, kunnen we een betrouwbare, dienstbare en rechtvaardige overheid zijn.

Dit begint en eindigt met ruimte, aandacht en tijd voor een goede bedrijfsvoering en uitvoering. Jullie zijn daarvoor allemaal hard nodig. Jullie werk is onmisbaar!

Hanke Bruins Slot
Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Vanuit beleid en uitvoering hebben we de afgelopen jaren laten zien dat we samen het verschil maken door intensief samen te werken. Als Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) hebben wij in aansluiting op onder andere deze ambitie in het Regeerakkoord prioritaire thema’s bepaald. Bedoeld om de realisatiekracht van het Rijk en de werking van de Rijksdienst te verbeteren.

Deze prioritaire thema’s zijn:

1. Verduurzaming van de Rijksdienst
2. Een open en transparante overheid
3. Aantrekkelijk werkgeverschap, met de focus op diversiteit en inclusie en de arbeidskrapte
4. Hybride werken bij het Rijk
5. Strategische inkoop met de inzet op o.a. social return en groene duurzaamheid

Als Rijksdienst willen we o.a. het volgende realiseren;

• uitvoering van de open en transparante overheid door actieve openbaarmaking en verbeteren van de informatiehuishouding;
• tegengaan van de arbeidskrapte o.a. door om- en bijscholing van personeel;
• vormgeven van het hybride werken als nieuwe werkwijze bij het Rijk;
• verduurzaming van het Rijk, o.a. door duurzame inkoop en invoering van de CO-2 ladder.

Stuk voor stuk belangrijke opgaven om samen aan te werken! Door gezamenlijke realisatie van deze ambities tonen wij onze maatschappelijke meerwaarde. Voor de uitvoering en realisatie van de gestelde ambities op deze thema’s werken we ook samen in rijksbrede programma’s. Denk aan programma’s als Open Overheid, waaronder Open op Orde, Hybride werken en DenkDoeDuurzaam.

Net als maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven dient ook de Rijksoverheid haar steentje bij te dragen aan verduurzaming, transparantie en diversiteit en inclusie.

In de samenwerking tussen departementen, uitvoeringsorganisaties en maatschappelijke organisaties zetten we de opgaven centraal. In een tijd dat we vanwege de oorlog in Oekraïne ook te maken hebben met noodcrisisopvang, besparen van gas en in de uitvoering de nodige uitdagingen het hoofd bieden, omdat corona nog niet weg is. Kortom, genoeg werk aan de winkel. Ik ben trots op onze gezamenlijke inspanning, want samen maken we het verschil met en voor de Rijksdienst!

Marieke van Wallenburg
Directeur-Generaal Digitalisering Overheidsorganisatie

De ICBR neemt besluiten over de rijksbrede bedrijfsvoering, het goed functioneren van de Rijksdienst en de organisatie van de Rijksdienst. ICBR is samengesteld uit de plaatsvervangend Secretarissen-Generaal (pSG) van de ministeries en de plaatsvervangend Directeuren-Generaal (pDG) van de grote uitvoeringsorganisaties binnen de Rijksdienst. De ICBR legt één keer per jaar verantwoording af aan de Tweede Kamer via de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.

Daphne van der Zwet is secretaris van de ICBR. In die rol zorgt zij ervoor dat de overleggen plaatsvinden, de inhoud van de agenda actueel is, alle benodigde informatie voor handen is om besluiten te kunnen nemen en er verslaglegging is. Om te weten wat er speelt en wat prioriteit heeft, raadpleegt zij haar netwerk binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK), andere ministeries en uitvoeringsorganisaties. Na vijftien jaar werkzaam bij de Rijksoverheid, is haar netwerk aanzienlijk. ‘Ik heb een spilpositie in de informatievoorziening,’ vat Daphne haar rol samen. ‘Een secretaris weet wat er leeft in de departementen en de uitvoeringsorganisaties. In mijn geval kan ik dat ook vertalen naar wat er besproken moet worden binnen de ICBR.’

Vijf hoofdthema’s

De strategische agenda van de ICBR sluit aan op het coalitieakkoord en op de maatschappelijke opgaven waar de Rijksoverheid voor staat. De vijf hoofdthema’s die van belang zijn voor de Rijksdienst zijn Verduurzaming van de Rijksdienst, Digitale & Open Overheid, Aantrekkelijk Werkgeverschap, Hybride werken en Strategische Inkoop. Dit zijn grote thema’s die terugkomen in allerlei aspecten van de dagelijkse praktijk. De thema’s zullen bekend klinken bij de uitvoerende bedrijven, want ze hebben prioriteit bij de directie Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (VBR). De besluiten die de ICBR neemt, zijn van toepassing op de hele ambtelijke organisatie van het Rijk, voor de collectiviteit. Tijdens de pandemie moesten bijvoorbeeld knopen worden doorgehakt over werken vanuit huis en op kantoor. Een voorbeeld van de praktische invulling van een ICBR-besluit was het creëren van looprichtingen op de werkvloer en het plakken van ‘anderhalvemeterstickers’ in overheidskantoren.

Gevoed door de organisatie

De kennis en informatie die de ICBR nodig heeft voor de besluitvorming krijgt zij via vakinhoudelijke overlegstructuren. Voor P&O-onderwerpen is dat bijvoorbeeld de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeel (ICOP). De Interdepartementale Commissie Inkopen en Aanbesteden (ICIA) en de Interdepartementale Commissie Huisvesting & Faciliteiten (ICHF) adviseren vanuit hun expertises. Dan zijn er ook het Chief Information Officers Beraad (CIO Beraad) voor IT-zaken en het Beraad van Beveiligingsambtenaren van het Rijk (BVA Beraad).

Via de domeintafels van de VBR dragen de uitvoeringsorganisaties thema’s aan en/of denken ze mee bij de voorbereiding op beleid- en besluitvorming. Zo stromen kennis en informatie als het ware naar boven. Als secretaris stemt Daphne de voorgenomen besluitvorming af in een maandelijks overleg met de secretarissen van de vakinhoudelijke interdepartementale commissies en de secretarissen van de bestuurlijke overleggen (VBR). Ook zit zij het overleg voor met de strategisch adviseurs van de ICBR-leden, als voorbereiding op de vergaderingen van de ICBR zelf.

Verduurzaming Rijksdienst

Sinds 2019 zet de ICBR in op de ambities van het Klimaatakkoord, die verankerd zijn in het huidige Coalitieakkoord. Het interdepartementale programma DenkDoeDuurzaam vloeit daar onder andere uit voort. Eén van de besluiten van de ICBR in 2021 was om de CO₂-prestatieladder in te voeren. Ieder departement hangt daar zijn eigen doelen aan. FMHaaglanden (FMH) heeft de CO₂-prestatieladder gebruikt om inzicht te krijgen welk deel van de bedrijfsvoering de meeste C0₂ uitstoot, zodat concrete plannen kunnen worden gemaakt om dat te verminderen. Het is aan de uitvoerende organisaties om de vertaling te maken van beleid naar de dagelijkse praktijk, die natuurlijk altijd weerbarstiger is dan we allemaal willen.

Daphne geeft een voorbeeld: ‘Een deel van politiek Den Haag wil het liefst vandaag overal zonnepanelen op het dak, maar in de praktijk moeten daar vergunningen voor zijn, vastgoed geschikt zijn en opgewekte energie moet teruggeleverd kunnen worden aan het net... We willen soms sneller dan we kunnen!’  

Informatiehuishouding en de digitale & open overheid

Informatiehuishouding is een belangrijk onderdeel van een digitale en open overheid. In essentie gaat Informatiehuishouding over het netjes opslaan, weer vinden en delen van digitale informatie. Dit heeft gevolgen voor alle aspecten van het werken bij de overheid. Van de mailbox van iedere rijksambtenaar tot het publiceren van informatie op lokale, provinciale en landelijke overheidswebsites, van het afhandelen van Wob-/Woo-verzoeken tot het digitaliseren van papieren archief.

De ICBR functioneert als besluitvormend gremium van het rijksbrede programma Open Overheid. De ICBR neemt bijvoorbeeld beslissingen over de werkinstructies en de categorieën informatie die onder de Woo actief openbaar gemaakt worden.

Aantrekkelijk Werkgeverschap – divers, inclusief

Onder het thema Aantrekkelijk Werkgeverschap vallen zaken als arbeidsvoorwaarden, opleidingen, trainingen en medewerkertevredenheidsonderzoeken. De focus van de ICBR ligt op een diverse en inclusieve Rijksdienst en het anticiperen op de tekorten op de arbeidsmarkt. Aantrekkelijk werkgeverschap gaat over het creëren van een inclusieve organisatiecultuur. Dat betekent bijvoorbeeld dat de Rijksoverheid als maatschappelijke organisatie moet voldoen aan de Wet Banenafspraak. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om mensen met een arbeidsbeperking of chronische ziekte. Daphne: ‘Daar voldoen we nog niet aan en dus moeten er besluiten worden genomen over hoe we dat wel doen. De ICBR denkt dan mee over creatieve manieren of constructies om dit toch voor elkaar te krijgen.’

Het Rijk kent een serie maatregelen voor het aantrekken en behouden van medewerkers. Speerpunt is het studenten- en startersbeleid, dat in ontwikkeling is. Dat gaat ook over mensen die op latere leeftijd instromen bij de Rijksoverheid. De ICBR wordt voor een belangrijk deel gevoed door het ICOP, dat over het strategisch personeelsbeleid gaat voor het Rijk.

Hybride werken

De ICBR helpt het hybride werken met beleid te faciliteren. Elders in dit e-magazine lees je hier een artikel over: Rijksprogramma hybride werken.

Strategische inkoop

Het Rijk koopt voor twaalf miljard euro per jaar in, van mobiele telefoons tot externe medewerkers. Daarin kan het Rijk duurzame keuzes maken, die onder andere bijdragen aan het verminderen van CO₂-uitstoot en het reduceren van grondstoffengebruik. Strategische inkoop gaat ook over het verminderen van de bureaucratie en regeldruk bij aanbestedingen. En over economische veiligheid: wat te doen met marktpartijen uit oorlogsgebieden of landen die Nederland digitaal aanvallen. Omdat inkoop samenhangt met alle voorgaande thema’s, staat de professionalisering en digitalisering van deze dienstverlening aan het Rijk altijd op de agenda. Eén van de taken van de ICBR is om te praten over de rijksbrede verdeling van de kosten die horen bij het thema strategische inkoop.

Infographic ICBR: overlegstructuur

Tot slot

Grote onderwerpen en veel vergaderen, dat moet je liggen. Daphne houdt van de spilfunctie als secretaris. ‘Ik heb te maken met verschillende ministeries, adviseurs, uitvoeringsorganisaties en andere secretarissen. Ik moet weten wat er speelt en wat er leeft, zodat ik de voorzitter van de ICBR en de beleidsdirecteuren van DGDOO zo goed mogelijk kan adviseren. Dat vraagt om voelsprieten in het hele Rijk.’ Daarnaast heeft het werk ook een zekere structuur, wat Daphne prettig vindt. ‘Ik noem dat het blauwe deel. Ik werk van vergadering naar vergadering, zorg dat de stroom aan stukken helder is en compleet.’

Haar drijfveer is te werken aan de maatschappelijke opgave, de reden waarom ze bij de overheid is gaan werken. ‘Bedrijfsvoering is vaak het werken onder de motorkap. Alhoewel de bedrijfsvoering van het Rijk steeds politieker wordt. Huisvesting van het Rijk wordt benut voor crisisnoodopvang en besluitvorming wordt actief openbaar gemaakt. Dat moet goed geregeld zijn om de overheid goed te laten draaien. Ik wil dat het Rijk als organisatie goed functioneert en vanuit mijn rol draag ik daar mijn steentje aan bij.’

Een domeintafel is een maandelijks overleg tussen plusminus dertien mensen die in hetzelfde vakgebied werken bij verschillende organisaties binnen het Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (VBR). In de domeintafel Organisatie & Personeel (O&P) zitten bijvoorbeeld collega’s van P-Direkt, Binnenwerk, Rijksconsultants, UBR Personeel en InterCoach. Ronald Barendse, plaatsvervangend directeur-generaal van VBR, is bij alle drie de domeintafels en daarmee een verbindende aanwezigheid.

Grote thema’s

Bianca de Groot is secretaris voor de domeintafel O&P. Zij doet dit naast haar functie van adviseur van de kwartiermaker O&P samenwerking VBR (een samenvoeging van UBR Personeel, Binnenwerk en P-Direkt). Zij legt uit dat de domeintafels voortkomen uit de Ontwikkelagenda VBR en passen bij de ambitie om uitvoering en beleid dichter bij elkaar te brengen. Want waar kan dat beter dan aan dezelfde tafel, virtueel of anderszins? Bianca noemt als grootste toegevoegde waarde aan "haar" domeintafel de uitwisseling van informatie tussen collega’s van de verschillende organisaties. Ieder overleg licht iemand zijn of haar organisatie toe, wie zij bedient en met welke producten of diensten. Met name de grote thema’s komen voorbij, zoals arbeidsmarktcommunicatie, onboarding (indiensttreding en inwerkprogramma’s), diversiteit en inclusie. Bianca: 'We leren elkaar beter kennen, we horen meer over wat er in de verschillende organisaties speelt en delen goede voorbeelden uit de praktijk. Dat alles maakt het makkelijker om zaken met elkaar af te stemmen. Kortom, we werken meer en beter samen.'

Grensoverschrijdende informatie

Dit is ook de ervaring van Cin Tin Ho, secretaris van de domeintafel Informatiehuishouding en ICT (I&ICT). Als businessinformatie-analist bij Doc-Direkt is zij tijdelijk uitgeleend aan het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Cin Tin werkt sinds februari bij de Rijksoverheid en zag de rol van secretaris als een kans om haar kennis te vergroten van de organisaties voor wie zij werkt. 'Daarbij is informatiehuishouding een urgent thema dat alle onderdelen van het Rijk raakt,' zegt Cin Tin. 'Organisaties hebben eigen documentmanagementsystemen, maar informatie overschrijdt organisatiegrenzen. Samenwerking is zo cruciaal. Zo zijn er rijksbreed verschillende actieplannen rondom informatiehuishouding, maar ze moeten wel in lijn zijn met elkaar.' Cin Tin geeft als voorbeeld hybride werken, waar binnen VBR meerdere projectmanagers over nadenken. 'Aan onze domeintafel zitten Doc-Direkt, SSC-ICT en UBR en zij delen hun kennis en beschikbare informatie over het onderwerp. Dat is ook een manier om sommige taken te verdelen.'

De kloof verkleinen

De derde domeintafel is die van Huisvesting, Facilitair, Inkoop en Beveiliging (HFIB) en sinds 1 januari is Herbert Goorkate de secretaris. Hij accepteerde de rol omdat hij geïnteresseerd is in samenwerking, hoe die te verbeteren en hoe de kloof tussen beleid en uitvoering verkleind kan worden. Aan deze domeintafel zitten het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), FMHaaglanden, UBR Inkoop, de Rijksbeveiligingsorganisatie en IPKD. Herbert: 'Belangrijk is hoe we de samenwerking onderling kunnen versterken en hoe de uitvoering op de goede momenten kan aanhaken op thema’s die op de beleidsagenda staan.' Herbert doet dit naast zijn functie als plaatsvervangend directeur Financiën en Bestuursadvisering bij het RVB.

Laadpalen

Voor de volgende domeintafel HFIB staat het onderwerp laadpalen op de agenda, die uitstekend dienen als illustratie van de verwevenheid van de verschillende organisaties. Laadpalen hebben te maken met de verduurzaming van dienstauto’s, maar zijn ook een politiek onderwerp wanneer de vraag is of bewindslieden zelf genoeg doen om duurzaam op pad te zijn. Laadpalen brengen ook een logistieke uitdagingen met zich mee: meer elektrische auto’s betekent dat er meer nodig zijn in het land. Niet alleen bij de kantoren, maar ook in de buurt van waar de medewerkers wonen. Daar moeten locaties voor worden aangewezen en ze moeten veilig worden neergezet. En ook inkoop doet mee, want de apparaten moeten zo duurzaam mogelijk worden ingekocht. Zo raken laadpalen in hun eentje aan twee van de drie belangrijkste thema’s voor deze domeintafel: verduurzaming, hybride werken en strategische inkoop.

Interdepartementaal

Herbert ziet dat dankzij de domeintafel die drie strategische thema’s steeds vaker centraal worden gesteld. 'Wij willen met onze domeintafel aanhaken bij de jaaragenda van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) en liefst ook bij die van de Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten (ICHF). Dat geeft ons kans om al vroeg aan te sluiten bij ontwikkelingen. Bijna als een uitvoeringstoets aan de voorkant.' Zijn voorbeeld is de domeintafel P&O, die al goed is aangesloten op de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeelsbeleid (ICOP). Daarin zitten alle hoofden van de P&O-afdelingen van alle ministeries en sinds een jaar dus ook een deelnemer van de domeintafel P&O. Bianca: 'Daardoor zijn we vanaf het begin van het proces betrokken bij het belangrijkste overlegorgaan en kunnen we vroeg onze bijdragen leveren vanuit de uitvoering.'

Marien den Boer is programmamanager Rijksprogramma Hybride Werken bij het Directoraat-Generaal Digitalisering Overheidsorganisatie (DGDOO) van het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK). Hij kan de hele dag over hybride werken praten. Omdat het zo interessant is, maar ook omdat het zo complex is en veel aandachtsgebieden raakt. ‘We reizen bijvoorbeeld minder. Dat kan gevolgen hebben voor het openbaar vervoer, voor de uitbreiding van stations, maar ook voor het asfalt,’ vertelt Marien. ‘We zien dat kantoorgebouwen nu voor 25 tot 40 procent zijn gevuld met mensen. Hoe we omgaan met de rest van die ruimte is een vraag voor later, maar een die wel moet worden gesteld. Het zijn voorbeelden van hoe hybride werken bijdraagt aan iets groters.’

Een middel, geen doel

De ontwikkeling is overigens minder nieuw dan we soms denken. Marien: ‘Hybride werken volgt op het telewerken uit de jaren tachtig en “het nieuwe werken” uit begin van deze eeuw.’ Waarom het zo lang heeft geduurd voordat we het gingen doen? ‘We praten hier over een cultuur- en gedragsverandering. Dat kost tijd. En voor de pandemie was er geen noodzaak. Nu hebben we het zo lang anders gedaan dan voorheen, dat het nieuwe gedrag is ingesleten.’ Aanleiding voor het Rijk om na te denken over werken in de toekomst, met vragen als: Wat leren we van de coronacrisis? Wat willen we behouden? En wat willen we zo snel mogelijk vergeten? Marien zegt dat we in een fase van bewustwording zitten van de patronen waarin we al heel lang werken en dat de dingen kennelijk anders kunnen. ‘Let wel: hybride werken is een middel. De doelen zijn een betere werk-privébalans, een grotere tevredenheid onder medewerkers en binnen de Rijksoverheid meer grenzeloos (samen)werken aan maatschappelijke vraagstukken.’

Anders per mens

Een van de belangrijkste boodschappen van het Rijksprogramma is dat hybride werken voor iedereen anders is. Onder andere vanwege het beroep dat mensen uitoefenen. Voor beveiligers, cipiers, inspecteurs en koeriers is de impact immers anders dan voor mensen die voornamelijk achter een bureau zitten. Verschil is er ook op persoonlijk niveau. Niet iedereen vindt het prettig om thuis te werken. Niet iedereen heeft die mogelijkheid. Mensen wonen alleen, samen, met of zonder (kleine) kinderen, in een groot of een klein huis, in harmonie of juist niet. Marien: ‘De vraag aan iedereen is om naar het eigen werk te kijken met de vraag: hoe kan dit op een andere manier? En met “dit” bedoelen we het werkproces, met oog voor het teambelang en de individuele behoefte.’ Marien krijgt bijval van zijn collega Sheraz Kazmi, communicatieadviseur bij het Rijksprogramma Hybride Werken. ‘Voor we afspraken gaan maken als team en als individu, moeten eerst fundamentele zaken worden besproken,’ zegt Sheraz. ‘Het kabinet heeft hybride werken als uitgangspunt genomen voor rijksambtenaren. Het werkproces staat centraal en het team richt dat in, op basis van de behoeften van het individu en het collectief.’ Sheraz adviseert leidinggevenden om in gesprek te gaan met collega’s en medewerkers en te luisteren naar wat zij vinden dat wel werkt voor hun team en wat niet.

Algemeen kader

Wat dit Rijksprogramma wil bereiken is een algemeen kader te formuleren waarbinnen teams hun eigen omgeving kunnen inrichten, conform de CAO-afspraken en in lijn met het SER-advies Hybride Werken. Dit gaat om alle rijksmedewerkers, niet alleen de mensen op kantoor. Marien zegt: ‘We willen hybride werken en de nieuwe werkomgeving van de toekomst stimuleren en faciliteren. Daarvoor is naast beweging ook houvast nodig. Bijvoorbeeld met kaders, maar ook in de dienstverlening op het gebied van opleidingen, ICT of (t)huisvesting.’

Over de bevindingen tot nu toe kan nog niet veel worden gedeeld, omdat het Rijksprogramma midden in het proces zit van informatie ophalen. Marien: ‘We horen wel vaak een roep om software voor kantoorruimtebeheer.’ Sheraz legt uit dat dit veel verder gaat dan alleen het reserveren van werkplekken. Gebruik van ruimtes kan in kaart worden gebracht en geanalyseerd. Zo kan zogenaamde “workspace-managementsoftware” bijdragen aan duurzaamheidsdoelen: onbenutte ruimtes hoeven immers niet te worden verlicht, verwarmd of gekoeld.

Overal werken

Hybride werken draagt ook bij aan grenzeloos samenwerken. Grenzen kunnen op drie gebieden zitten, legt Marien uit: fysiek, sociaal en digitaal. ‘Concreet betekent dat: kan ik overal naar binnen met mijn rijkspas en voel ik mij daar welkom? Kan ik met de software die ik gebruik, vergaderen met alle andere partijen en zijn we dan goed te zien en te horen?’ Rijkshubs zijn een antwoord op deze vragen. Rijkshubs zijn locaties waar ambtenaren met hun rijkspas naar binnen kunnen voor een werkplek, waar ze kunnen inloggen op hun digitale werkomgeving. Het Spark-gebouw in Amsterdam is er een en er komen er meer, onder andere in Den Bosch. Marien is blij met dit soort initiatieven. ‘Na een periode van gedwongen thuiswerken gaan we bewuste keuzes maken voor betere werkomgevingen voor de toekomst.’

Meer weten of meedoen?

In het hele land lopen programma’s en projecten rondom het hybride werken en ze zijn allemaal welkom bij het Rijksprogramma. Marien: ‘We willen dit zo integraal mogelijk aanpakken, maar dat kan alleen in samenwerking met andere afdelingen en andere departementen. We zitten in een netwerk van interdepartementale programma’s en zijn een soort koepel waar alle initiatieven onder kunnen vallen. Dat is uiteraard niet verplicht, maar hoe meer informatie en kennis we onderling delen, hoe meer we daaraan hebben als rijksambtenaren.’

Aanmelden kan via het Rijksportaal Hybride werken bij het Rijk. Ook zijn er eens per kwartaal feedbacksessies waarin leidinggevenden en/of medewerkers kunnen aangeven wat zij zoeken in een werkplek, waar zij werken qua locatie en hoe vaak. Op de hoogte blijven (ook van evenementen) kan via de nieuwsbrief, die nu al ruim vijfduizend lezers heeft. Wie graag meepraat kan zich aanmelden voor de LinkedIn-groep Hybride werken bij het Rijk (2.300 deelnemers). Hybride werken staat ook op de agenda van Dag van de Bedrijfsvoering (14 oktober 2022). Dan worden bevindingen gepresenteerd van gesprekken en onderzoeken.

Het werkbezoek begint aan de Schenkkade bij P-Direkt, waar een rij blauwe dienstfietsen staan te glimmen in de zon. Gastvrouw in opleiding, Elifelet van Leeuwen van Binnenwerk, verwelkomt de minister, waarna directeur Marijke van den Broek van P-Direkt het stokje overneemt.

Basisdienstverlening P-Direkt als water uit de kraan

Van den Broek schetst de belangrijkste uitdagingen en ontwikkelingen voor de HR-dienstverlener van de Rijksoverheid en de focus op de basisdienstverlening. Een zichtbaar onderdeel daarvan is dat P-Direkt elke maand op tijd het juiste salaris uitbetaalt aan ruim 140.000 ambtenaren. Bruins Slot erkent dat het een knappe prestatie is. De basisdienstverlening is als water uit de kraan, vervolgt Van den Broek: een groot gemis wanneer het niet stroomt. Het is niet vanzelfsprekend dat alles altijd lukt: ‘Daar willen we wat aandacht voor.’ Mede daarom pleit Van den Broek voor eenduidig beleid richting de uitvoeringsorganisaties. ‘Daar is de basisdienstverlening bij gebaat. Er is een spanningsveld tussen het streven naar het Rijk als één werkgever aan de ene kant en de vele maatwerkverzoeken van ministeries aan de andere kant.’ P-Direkt kan niet langer altijd "ja" zeggen tegen verzoeken om maatwerk.

Betaald ouderschapsverlof en CAO Rijk

Bruins Slot vraagt om een voorbeeld van een lastige klus. Anita Vink, coördinator team Wet- en regelgeving, noemt de wetgeving voor betaald ouderschapsverlof tijdens de lopende onderhandelingen over de CAO Rijk. ‘Het Rijk kende al een regeling voor betaald ouderschapsverlof. Nu komt het ook in andere CAO’s en er is Europese wetgeving. Al die nieuwe regels moeten op een passende manier in elkaar geschoven worden. Die hebben wij getoetst op uitvoerbaarheid en begrijpelijkheid. Kunnen we dit allemaal regelen voor de harde deadline van 1 augustus als de nieuwe wet in werking treedt?’ Anita Vink benadrukt de goede samenwerking met de beleidscollega’s. ‘Vroeger kregen we op vrijdagmiddag drie uur arbeidsvoorwaarden neergelegd. Of we dan voor vijf uur konden laten weten wat we daarvan vonden. Daar zijn we met zijn allen echt veel beter in geworden.’ Haar team zit standaard aan tafel met dat van CAO Rijk. ‘Zo kunnen we vroeg signaleren als iets een probleem dreigt te worden in de uitvoering.’

Collega’s van het contactcenter

’Voor ICT-kennis en -kunde trekt P-Direkt veel op met andere Shared Service Organisaties (SSO’s) en dan met name met SSC-ICT. Marijke Van den Broek: ‘Je wil niet elkaars concurrenten zijn.’ De kennis over personele zaken stelt P-Direkt graag ten dienste aan de rest van het Rijk.

P-Direkt omarmt het credo "één werkgever Rijk". Bruins Slot vraagt naar de klantrelatie en of dat ook zo voelt tussen collega’s. Zinba Ababou-el Messaoudi van het contactcentrum zegt van wel: ‘Voor mij voelt het alsof we Ziggo zijn.’ En net als bij dat soort organisaties, krijgt ook het contactcenter van P-Direkt soms boze mensen aan de lijn. Vooral in coronatijd was dat pittig, met heel veel vragen over thuiswerkvergoedingen en werkgeversverklaringen. Vroeger liep je met vragen even binnen bij een collega, herinnert Bruins Slot zich: ‘Dat is nu anders. Maar wij zijn één Rijksoverheid en allemaal collega’s. Wees aardig voor de mensen die jouw HR-zaken regelen.’

Beleid toetsen aan de praktijk

Met de CAO Rijk als voorbeeld krijgt de minister uitleg over de uitvoeringstoets die P-Direkt uitvoert op nieuw of gewijzigd beleid, om te bepalen wat de effecten zijn in de praktijk. Het proces werkt als een estafette. Het team wet- en regelgeving zapt alle beschikbare informatie door aan de businessanalist. Deze raadpleegt relevante specialisten voor inzicht in kosten, planning en de technische uitvoerbaarheid.

In de volgende stap onderzoekt de senior-adviseur van het contactcenter de impact op gebruikers en medewerkers. Afhankelijk van het onderwerp werken soms tien verschillende disciplines mee aan de toets. Dit alles tezamen leidt tot een advies over de uitvoerbaarheid van de nieuwe CAO Rijk. In zo’n advies staan ook alternatieven voor zaken die eventueel niet mogelijk zijn.

Leren naast het werk

Tijdens het bezoek komt ook vakmanschap aan de orde. Marije Westra, hoofd contactcenter P-Direkt, beschrijft het opleidingstraject van P-Direkt in Nederland en op Bonaire. Bij de oprichting van P-Direkt in 2011 is direct begonnen met de ontwikkeling van leergangen voor mbo3-, mbo4- en hbo-diploma’s. Ook Ababou-el Messaoudi deed een opleiding naast haar werk en haalde haar diploma. ‘Het heeft mij alleen maar voordelen gebracht’, vertelt ze. In 2015 start datzelfde traject op Bonaire. Steeds vaker bellen ambtenaren ’s avonds met vragen. Zij krijgen dan een medewerker van P-Direkt vanuit Bonaire aan de lijn en worden vragen beantwoord als in Europa de avond valt. In 2018 start P-Direkt een samenwerking met Binnenwerk. Vanaf 2020 richt P-Direkt zich op vakinhoudelijke leerpaden voor ICT, salariëring en wetgeving. Westra: ‘We hebben expertise die niet bij de departementen zit. We blijven investeren in mensen om ze te kunnen behouden.’

Een bezoek aan het contactcenter volgt en Bruins Slot stelt zich voor aan een team op de afdeling. Ze vraagt: ‘Hoeveel telefoontjes hebben jullie vandaag gehad?’, waarop het hele team lachend roept: ‘Nul! Wij beantwoorden vragen per e-mail!’ Het ijs is meteen gebroken. Medewerkers leggen uit wat ze mooi vinden aan hun werk en wat ze graag anders zouden willen. Het telefoonteam blijkt zo'n 600 tot 700 telefoontjes per dag te krijgen. De leukste zijn de telefoontjes met complimenten. Gesprekken met lastige vragenstellers of complexe inhoud komen ook voorbij. De professionele medewerkers van P-Direkt weten daar wel raad mee. Zij worden continu opgeleid over de hele breedte van hun werkzaamheden. Te snel is het tijd voor het volgende bezoek, verderop in de stad. Met de fiets dus, op verzoek van de minister zelf (zie kader onderaan dit artikel).

FMH als smeerolie

De directeur van FMHaaglanden, Pablo Hunnego, staat bij de ingang te wachten. Samen met gastheer Hendrik Kandhai van Binnenwerk heet hij de minister hartelijk welkom. Bruins Slot vertelt dat ze elke dag met plezier gebruik maakt van de diensten van FMH. Pablo Hunnego schetst kort de werkzaamheden van de 600 medewerkers die de werkplekken verzorgen van zo’n 30.000 rijkscollega’s. ‘Wij zorgen ervoor dat een gebouw functioneert.’ Bruins Slot: ‘Als jullie er niet zouden zijn, dan merken we dat direct. Dan hebben we geen warme ontvangst, geen lunch, geen schone kantoren. Jullie zijn de smeerolie van de Rijksoverheid.’ Pablo Hunnego zegt dat het de ambitie is van FMH om op te vallen in goede dienstverlening. Daarin werkt FMH ook nauw samen met de andere drie concerndienstverleners. Ook op productniveau wisselen zij kennis en informatie uit, om steeds diezelfde kwaliteit te kunnen leveren. Ook de samenwerking binnen VBR is belangrijk.

Wandelen door de Proeftuin

In een proeftuin op de tiende en elfde etage van de Koningskade experimenteren FMH-medewerkers met hybride werken. Annelies Simons, manager Regie, leidt Bruins Slot rond in de inspirerende werkomgeving met circulair meubilair, gerecyclede materialen en veel groen.  ‘We zijn gestart met een onderzoek naar werkgewoonten en werkplekvoorzieningen thuis en op kantoor onder medewerkers. Dat onderzoek is de basis’, vertelt Simons. De dynamische werkomgeving functioneert als een soort laboratorium. De ervaringen van gebruikers van de werkomgeving geeft FMH waardevolle informatie voor de rijksbrede beleidsvorming voor hybride werken en de doorontwikkeling van de eigen producten en diensten. Bruins Slot gaat spontaan het gesprek aan met een aantal medewerkers, over cijfers bij Planning en Control, bitterballen en inkoopsystemen.

De duurzame opgave van FMH

FMH is ambitieus op het gebied van duurzaamheid, vertelt Tjeerd Steendam, manager Advies & Projecten. ‘We willen écht grote stappen zetten en in 2030 volledig circulair zijn’. Met die blik kijkt FMH naar alle diensten, producten en processen, in elke keten en op elke afdeling. ‘Maar we kijken ook naar onze leveranciers. Waar kunnen we samenwerken en waar kunnen we van ze leren?’ De footprint van FMH maakt duidelijk dat catering de hoogste CO₂-uitstoot oplevert binnen het Rijk. Het is de minister duidelijk dat FMH voor een grote duurzame opgave staat.

Van koffiekar naar koffiemachine

‘Catering ligt gevoelig: elke verandering wordt onmiddellijk opgemerkt’, zegt Pablo Hunnego.

Hanke Bruins Slot haalt de koffiekar van vroeger aan. Die ging door de gangen en ambtenaren konden er voor dertig cent een kopje koffie kopen. Daarna kwamen de koffiezetapparaten en de koffiemachines. ‘Dat waren hele transities!’, weet ook Ronald Barendse zich te herinneren. Bij de Belastingdienst is het koffiewagentje weer terug: een experiment in het reduceren van de koffieconsumptie. Tegelijkertijd biedt het een mooie kans voor Binnenwerk-banen. Zo grijpen heel veel zaken in elkaar.

Bestuurlijke steun voor verduurzaming

Verduurzamen van de facilitaire dienstverlening gaat weerstand opleveren. ‘Dat is precies waarom we steun nodig hebben van de ambtelijke top, maar ook van bestuurders, zoals u’, zegt Hunnego. ‘Daarom wil ik u een souvenir meegeven. Vóór corona gebruikte de gemiddelde rijksambtenaar 22 koffiebekertjes per week’. Daarop overhandigt de directeur een gedeukt koffiebekertje van porselein aan de minister. ‘Dit bekertje staat symbool voor de verduurzaming van het Rijk. En het is een uitnodiging om volgend jaar nog eens koffie te drinken en te kijken hoe ver we zijn. ‘Laat me weten waar ik kan bijdragen’, aldus een enthousiaste minister. 

Dit jaar prezen de minister en staatssecretaris de wendbaarheid en flexibiliteit van de medewerkers van het Rijk die er ook in 2021 voor hadden gezorgd dat de dienstverlening en het werken op locatie en thuis kon doorgaan. Ook benadrukten zij het belang van een robuuste en betrouwbare informatiehuishouding.

In woord en beeld

De JBR schenkt veel aandacht aan het duidelijk communiceren van "de blik terug". Er is een uitgebreide en complete versie van 137 pagina’s. Maar er is ook een versie van de hoofdlijnen, waar op twee pagina’s de hoofdlijnen worden weergegeven in kleurige illustraties en cijfers. Een perfect voorbeeld van hoe een beeld meer zegt dan duizend woorden. Er is veel te melden over 2021. Denk alleen al aan de gevolgen van de coronamaatregelen en het samenwerken op afstand.

Dat een open en transparante overheid een ‘hot item’ was bleek onder andere uit de aanstelling van de Regeringscommissaris Informatiehuishouding. Arre Zuurmond moet ervoor gaan zorgen de uitvoering van het actieplan "Informatiehuishouding Rijksoverheid" op gang komt. Hij is daar al snel mee van start gegaan, met de zogenaamde keukentafelgesprekken. Dit jaar en het komend jaar trekt hij het land in voor open gesprekken over een open overheid.

En natuurlijk is er het hybride werken, dat meer inhoudt dan "een paar dagen op kantoor en een paar dagen thuis", Het draagt in zekere zin bij aan de duurzaamheidsambities van de Rijksoverheid.

Personeel

Het aantal rijksambtenaren nam toe in 2021. Ook het aantal vacatures groeide. Op Werkenvoornederland.nl en de Mobiliteitsbank waren er in 2021 meer dan 21.000 te vinden. De stijging was minder fors in het aandeel vrouwelijk topmanagement. Medewerkers met een arbeidsbeperking deden het in die zin beter: het aantal banen voor medewerkers onder de Wet Banenafspraak steeg van 2.663 naar 3.055. Het kabinet nam in 2021 het hybride werken als uitgangspunt voor rijksambtenaren. De nieuwe CAO die op 11 november 2021 werd gesloten, houdt daar rekening mee.

Duurzaamheid

Het Rijk voerde in 2021 de CO₂-prestatieladder in. Dit is een duurzaamheidsinstrument dat zicht geeft op de energiestromen en CO₂-uitstoot in de eigen organisatie. Alle ministeries moeten structureel de CO₂-uitstoot verminderen en de prestatieladder helpt om gerichte maatregelen te nemen. Vanuit huis werken hielp met het verlagen van de uitstoot zakelijke mobiliteit. Die was in 2021 gehalveerd vergeleken met 2019. Het aantal auto’s met zero-emissie in het rijkswagenpark nam in 2021 toe. Medewerkers met een elektrische dienstauto krijgen voorrang bij het (laten) installeren van een laadpunt thuis.

Informatievoorziening

In 2021 zagen 27 nieuwe ICT-projecten vanaf € 5 miljoen het licht en werden er 23 afgerond. Dat is een stijging van 10,4 procent vergeleken met 2020. Momenteel zijn er nog 78 grote ICT-projecten in uitvoering. Over grote getallen gesproken: in maart 2021 piekten de videodiensten, met 640.000 Webex-vergaderingen.

In april ontving de Tweede Kamer het actieplan Open op Orde 2021-2026, een programma dat zich richt op de structurele verbetering van de informatiehuishouding binnen de hele Rijksoverheid. In de herfst ging de nieuwe I-strategie Rijk 2021-2025 naar de Tweede Kamer. Daarin staan de kabinetsbrede ambities en doelstellingen voor een succesvolle digitale transitie in Nederland. Ze sluit ook aan op de Agenda Digitale Overheid (NL DIGIbeter) en de Nederlandse Digitaliseringsstrategie. Veel aandacht was er ook voor informatiebeveiliging. En wat natuurlijk iedereen heeft gemerkt: begin december ging het vernieuwde Rijksportaal online.

Inkoop

De rijksbrede inkoopstrategie "Inkopen met impact" werd uitgebreid met nieuwe categorieën in het kader van strategisch leveranciersmanagement. De totale inkoopuitgaven stegen tot €16,1 miljard. Met gerichte arbeidsmarktcommunicatie is ingezet op het werven van schaarse inkoopkrachten. Ook zijn er meer opleidingsmogelijkheden ontwikkeld voor startende inkoopadviseurs en contractbegeleiders die al bij het Rijk werken.  

Huisvesting

Hybride werken is in 2021 het uitgangspunt geworden voor werken bij het Rijk. Van de 1.043 vergaderzalen binnen de Rijksoverheid zijn er in 2021 757 aangepast zodat mensen zowel fysiek als digitaal samen kunnen vergaderen. De Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (IPKD) bezorgde in het hele land meubilair en ICT-middelen voor thuiswerkplekken.

Zo werkt het Rijk binnen de bestaande kaders met deze en andere in de JBR beschreven ontwikkelingen continu aan professionalisering om een betrouwbare, dienstbare en toegankelijke overheid te zijn.

Wie is VBR?

In "Wie is VBR?" nemen zeventien collega’s de tijd om hun eigen verhaal te vertellen. Waar ligt hun hart in de werkzaamheden die ze doen? Hoe pakken zij dingen aan? Wat vinden zij van de organisatie? Hoe ziet uitvoering eruit in hun functie? Ze vertellen de verhalen soms thuis, soms op de werkplek, soms op een andere locatie. Samen schetsen ze een mooi beeld van de veelzijdigheid van VBR.

Lees hier het magazine "Wie is VBR?"

Wat is VBR?

Naast "Wie is VBR?" hebben we ook de presentatie gemaakt "Wat is VBR?" over alle SSO onderdelen: waar ligt onze gezamenlijke kracht, de grootte van de diverse organisaties en over onze bijdrage aan de maatschappelijke opgaven. De presentatie gaat over bedragen en aantallen, over onze rol en verantwoording. Het is dus een ander verhaal dan "Wie is VBR?". Wanneer je beide leest dan heb je een compleet overzicht van de gezamenlijke SSO’s.

Lees hier de PDF "Wat is VBR?" (PDF).

Dag van de Bedrijfsvoering | 14 oktober

Op 14 oktober 2022 van 10.00 uur tot 15.00 uur is het weer zo ver: dan vindt de Dag van de Bedrijfsvoering - het jaarlijkse netwerk- en inspiratie-event - weer plaats! Na twee digitale edities kijken we uit naar de mogelijkheid elkaar weer te ontmoeten. Op deze dag wisselen we goede voorbeelden, inspiratie en kennis met elkaar uit, over alle domeinen binnen de bedrijfsvoering.

De Belastingdienst is in 2022 onze gastorganisatie. Zij verwelkomen ons in één van hun centraal gelegen panden. Een rondleiding behoort hierbij ook tot de mogelijkheden.

Elk jaar heeft de Dag van de Bedrijfsvoering een centraal thema. De Dag van de Bedrijfsvoering 2022 staat in het teken van:

Opgavegericht werken:
De bedrijfsvoeringspraktijk

In een plenaire sessie en deelworkshops verkennen we met elkaar hoe de bedrijfsvoering van het Rijk belangrijke bijdragen levert aan grote maatschappelijke opgaven en hoe de bedrijfsvoering essentieel is in het faciliteren van het opgavegericht werken door de hele Rijksoverheid.

De uitnodiging met het volledige programma volgt later, waarbij ook de inschrijving voor de verschillende workshops mogelijk wordt.

Mis het niet en klik hieronder om de save the date toe te voegen aan je agenda.

Namens DGDOO & de Belastingdienst,
Het organisatiecomité Dag van de Bedrijfsvoering 2022

Bedrijfsvoering Rijk, 04 Jaargang 2022

Publicatiedatum

donderdag 01 september 2022

E-mail

DGVBR@rijksoverheid.nl

Copyright

CC0 1.0 Universal